Suruhanjaya perlu memohon pengajaran daripada pembangunan Schengen System Info untuk mengelakkan kelewatan yang sama dan terlebih belanja projek-projek IT masa depan, kata Juruaudit EU

Laporan yang diterbitkan hari ini (19 Mei) oleh Mahkamah Audit Negara Eropah (ECA) menyatakan bahawa Suruhanjaya menyampaikan Sistem Maklumat Schengen generasi kedua (SIS II) lebih dari enam tahun lebih awal daripada yang dirancang pada awalnya dan pada lapan kali anggaran anggaran awal. Kelewatan dan perbelanjaan berlebihan berlaku kerana kelemahan pengurusan Suruhanjaya dalam konteks pemerintahan yang mencabar.Sistem Maklumat Schengen (SIS) digunakan oleh pengawal sempadan, polis, kastam, visa dan pihak berkuasa kehakiman di seluruh Kawasan Schengen. Ia mengandungi maklumat (alert) pada orang yang mungkin terlibat dalam jenayah yang serius atau mungkin tidak mempunyai hak untuk masuk atau tinggal di EU. Ia juga mengandungi amaran kepada orang yang hilang dan harta benda yang hilang atau dicuri, seperti wang kertas, kenderaan, senjata api dan dokumen identiti. Isyarat dimasukkan dalam sistem oleh pihak berkuasa negara "Di 2001, Majlis EU mengecam Suruhanjaya dengan pembangunan versi baru Sistem Maklumat Schengen," kata Encik Pietro Russo, Anggota ECA yang bertanggungjawab terhadap laporan itu, "Bagaimanapun, tarikh akhir awal adalah tidak realistik dan Suruhanjaya tidak pada mulanya memperuntukkan kakitangan yang cukup dengan kepakaran untuk projek itu. Oleh itu, Suruhanjaya dapat menguruskan kontrak pembangunan utama dengan berkesan hanya dari 2009. Di samping itu, Suruhanjaya tidak mencukupi pengalaman pengalaman pengguna dan sistem yang berubah pada bahagian pertama projek itu. " Anggaran indikatif awal kos kepada belanjawan EU untuk sistem pusat dengan ketara memandang rendah skala sebenar pelaburan yang diperlukan. Kos penuh SIS II berjumlah € 189 juta untuk sistem pusat yang perlu ditambah anggaran lebih dari € 330m untuk sistem negara. Pada masa yang sama, manfaat utama yang pada mulanya dijangka dari SIS II menjadi kurang relevan dengan pelanjutan SIS 1 yang berjaya ke negara anggota baru. Memandangkan perubahan-perubahan besar terhadap kos dan manfaat yang dijangkakan, Suruhanjaya tidak menunjukkan bahawa SIS II memberikan nilai terbaik untuk wang untuk organisasi. Walau bagaimanapun, Suruhanjaya telah belajar pelajaran dari pengalamannya semasa bahagian pertama projek itu, membolehkannya mengubah pendekatannya semasa fasa projek akhir dari 2010 dan menyampaikan SIS II pada bulan April 2013. Di samping itu, ia telah menggunakan beberapa pengajaran dari SIS II dalam menyediakan projek IT berskala besar yang lain.

Mahkamah Eropah Juruaudit (ECA) laporan khas diterbitkan sepanjang tahun, yang menunjukkan keputusan audit terpilih EU kawasan belanjawan tertentu atau topik pengurusan.

Laporan khas (No 3 / 2014) bertajuk Pelajaran daripada perkembangan Suruhanjaya Eropah bagi sistem maklumat Schengen generasi kedua (SIS II), meneliti mengapa Suruhanjaya menyerahkan SIS II lebih enam tahun kemudian daripada yang direncanakan dan pada kos yang jauh melebihi perkiraan awal. Ia juga memeriksa sama ada terdapat kes perniagaan yang kukuh untuk SIS II sepanjang projek itu, yang mengambil kira perubahan besar terhadap kos dan faedah yang diharapkan. Di samping itu, juruaudit EU menilai sama ada Suruhanjaya telah belajar dan menggunakan pengajaran daripada pengurusan projek itu.

Juruaudit EU mendapati bahawa kelewatan dan kecualikan hasil daripada kekurangan dalam pengurusan Suruhanjaya dalam konteks tadbir urus yang mencabar, terutamanya semasa bahagian pertama projek sehingga 2009. Walaupun perubahan besar terhadap kos dan faedah yang dijangkakan semasa projek itu, Suruhanjaya tidak menilai semula kes perniagaan untuk menunjukkan bahawa SIS II kekal sebagai keutamaan organisasi yang memberikan pulangan yang lebih tinggi ke atas pelaburan daripada peluang lain. Tidak ada keputusan, berdasarkan penilaian semula kos dan faedah, sama ada untuk meneruskan, atau menghentikan projek itu. Suruhanjaya telah mempelajari pengajaran dari pengalamannya semasa bahagian pertama projek untuk mengubah pendekatannya semasa fasa projek akhir dari 2010 dan untuk menyampaikan SIS II pada April 2013.

Berdasarkan penemuannya, ECA mengesyorkan bahawa, semasa mengurus pembangunan sistem IT berskala besar, Suruhanjaya hendaklah:

Pengiklanan

• Berdasarkan jadual pada analisis teknikal tugas-tugas yang perlu dilakukan;
• memastikan semua projek disepadukan ke dalam pengaturan tadbir urus IT korporat dan menggunakan sepenuhnya kepakaran dalaman untuk menguruskan kerja-kerja kontraktor dengan berkesan;
• memastikan keperluan perniagaan dan pandangan pengguna akhir cukup diambil kira dalam membuat keputusan;
• memastikan kelulusan kes perniagaan sebelum berjalan dari permulaan projek ke perancangan projek dan reapprovalnya sekiranya berlaku perubahan besar kepada kos projek, faedah yang diharapkan, risiko atau alternatif;
• memastikan bahawa keputusan projek utama didokumenkan dalam log keputusan supaya mereka mudah dikesan;
• memastikan terdapat penyelarasan global yang berkesan apabila sesuatu projek memerlukan pembangunan sistem yang berbeza tetapi bergantung kepada pihak yang berkepentingan;
• membangunkan sistem IT berskala besar menggunakan blok bangunan saling beroperasi yang boleh digunakan semula dengan mudah untuk mengelakkan terkunci dalam kontraktor tunggal, dan;
• lulus pengajaran yang diperoleh dari audit Mahkamah untuk DG dan institusi EU, agensi dan badan lain. Suruhanjaya hendaklah menilai sama ada faedah yang diharapkan dari SIS II telah dicapai.

Satu wawancara video pendek dengan Ahli ECA bertanggungjawab untuk laporan itu adalah boleh didapati di sini.

Kongsi artikel ini: